Prinsip Penyimpanan Data Peribadi Pekerja: Satu Kajian Perundangan di Malaysia

A Legal Analysis on The Retention Principle of Employees' Personal Data Protection in Malaysia

Abstract

Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 yang mula dikuatkuasakan pada tahun 2013 memberi kesan yang besar kepada pihak majikan dengan mewujudkan beberapa tanggungjawab berkaitan pemprosesan data peribadi pekerja. Sebagai majikan, terdapat keperluan untuk mengumpul dan memproses data peribadi pekerja. Penyimpanan data peribadi pekerja oleh majikan boleh menimbulkan isu sekiranya terdapat kebocoran atau penyalahgunakan data peribadi tersebut. Mengikut prinsip penyimpanan yang termaktub di dalam Akta Perlindungan Data Peribadi 2010, perlu ada tempoh had masa yang munasabah bagi majikan untuk menyimpan data peribadi pekerja. Kajian ini akan mengkaji undang-undang berkaitan penyimpanan data peribadi pekerja oleh majikan menurut Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 dan Akta Kerja 1955. Kajian ini juga akan membincangkan tentang amalan majikan di Malaysia dalam mematuhi Prinsip Penyimpanan semasa memproses data peribadi pekerja. pematuhan prinsip peyimpanan data peribadi pekerja yang perlu dilaksanakan oleh majikan. Kaedah yang digunakan adalah kajian kepustakaan dan analisis dokumen. Kajian ini akan menjadi rujukan kepada organisasi dalam melaksanakan peruntukan-peruntukan APDP 2010 dan sekaligus memberi kesedaran kepada pekerja dalam mengetahui hak-hak mereka ketika berkongsi data peribadi dengan majikan.

The Personal Data Protection Act 2010 which has been enforced since 2013 has a great impact on employers as it introduces some obligations concerning the processing of employees’ personal data. As an employer, there is a need to collect and process personal data of the employees. The collection of these data could be an issue if there were data leakage or data misuse. According to the principle of retention which is embodied in the Personal Data Protection Act 2010, an employer may retain the personal data of employees only for a reasonable period. This article will study the relevant laws relating to the retention of employees’ personal data particullarly the Personal Data Protection Act 2010 (PDPA 2010) and the Employment Act 1955. This article will also discuss the practice of employers in Malaysia in complying with the retention principle when processing employees’ personal data. The methods used are library-based research and document analysis. This paper could be a reference to organisations in complying with the legal provisions of PDPA 2010 and in providing awareness to the employees as to their rights when they have to share their personal data with the employers.